退職届の書面は「一身上の都合」でOK。
上司に口頭で伝えるときの言い方を、状況別に4パターン用意しました。
退職理由は書面（退職届）と口頭（上司への報告）で言い方を使い分けます。 書面は「一身上の都合」のひと言で十分。詳細な理由を書く法的義務はなく、むしろ書かないのが慣例です。
| 場面 | 退職理由の書き方 |
|---|---|
| 退職届（書面） | 一身上の都合により（これだけでOK） |
| 上司への口頭報告 | 状況に応じて簡潔に伝える（下記例文参照） |
| 会社都合退職の場合 | 「事業所閉鎖のため」「業務縮小のため」など事実を簡潔に |
口頭で伝える時の原則3つ
①引き止めにくい理由を選ぶ ②ネガティブ表現を避ける ③深掘りされない抽象度で止める。 詳細を求められても「恐れ入りますが個人的なことなので」で十分です。
具体的な病名は伏せて「療養に専念したい」を軸にすると、引き止めが弱くなります。 診断書の提出は基本的に不要ですが、会社都合退職扱いを狙う場合は提出することもあります。
この度、体調を崩してしまい、医師からも療養に専念するようにと言われております。
業務の継続が難しいと判断したため、令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、
お願い申し上げます。
大変恐縮ですが、体調面で療養が必要な状況となり、
これ以上ご迷惑をおかけしないためにも、
令和○年○月○日をもって退職させていただきたくご相談に参りました。
引き継ぎは責任を持って進めさせていただきます。
ポイント
病名は伏せる／「療養に専念」を軸に／引き継ぎの意思を示すと円満に進みやすい
人間関係そのものを直接の理由として述べるのは避けます。 「新しい環境で挑戦したい」「自身のキャリアを見直したい」といった前向きな言い換えを使うのが基本です。 ハラスメント等の深刻な問題がある場合は、退職代行の利用や労働基準監督署への相談も選択肢です。
かねてより自身のキャリアを見つめ直したいという気持ちが強くなり、
この度、新しい環境で挑戦したいと考えるに至りました。
令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、ご相談に参りました。
個人的な事情により、今の環境から離れて再出発したいという結論に至りました。
詳細は個人的なことですのでお話ししかねるのですが、
令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。
ポイント
ネガティブ表現を使わない／「前向きな理由」に言い換える／深掘りされたら「個人的なこと」で止める
ハラスメント等で直接話したくない場合
無理に自分で伝える必要はありません。退職代行サービスを使えば、会社と直接やりとりせずに退職できます。
転職先が決まっている場合は正直に伝えるのが一般的ですが、 転職先の社名は伏せるのが慣例。 「新しい分野で挑戦したい」など軸を明示すると引き止めにくい理由になります。
かねてより興味のあった〇〇の分野で挑戦したいという気持ちがあり、
この度、次のステップに進ませていただくことといたしました。
令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、ご相談に参りました。
この度、次の職場が決まりましたので、
令和○年○月○日をもって退職させていただきたくお願い申し上げます。
入社日の関係で〇月〇日までに退職したく、ご調整のほどよろしくお願いいたします。
ポイント
転職先の社名は言わなくてOK／「キャリアの方向性」を理由にすると引き止めにくい／入社日から逆算して退職日を調整
「家庭の事情」「親の介護」「配偶者の転勤」などは、 プライバシー性が高く深掘りされにくい理由です。詳細を話す必要はありません。
家庭の事情により、親の介護に専念する必要が出てまいりました。
業務との両立が難しい状況のため、令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。
配偶者の転勤に帯同することになり、
令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、ご相談に参りました。
引き継ぎ期間は最大限協力させていただきます。
家庭の事情により、今後仕事との両立が難しくなりました。
令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。
ポイント
プライバシー性の高い理由なので深掘りされにくい／詳細は最小限でOK／引き継ぎの姿勢を示すと円満
以下のような伝え方は、退職がこじれる原因になります。書面・口頭ともに避けましょう。
| NG例 | なぜNGか | 言い換え |
|---|---|---|
| 上司と合わないので退職します | 人物批判になり感情的に揉める | 新しい環境で挑戦したい |
| 給料が安すぎるので退職します | 交渉材料にされ話が長引く | キャリアの方向性を見直したい |
| 仕事がつまらないので退職します | やる気のなさと受け取られる | 別の分野で挑戦したい |
| 会社の将来が不安なので退職します | 会社批判と受け取られる | 自分のキャリアを安定させたい |